Công thức Excel tính Occupancy Rate tự động

Xem thêm: Cách tính RevPAR và Occupancy.

Occupancy Rate (tỷ lệ lấp đầy) là chỉ số quan trọng nhất trong vận hành khách sạn. Nó cho biết bao nhiêu phần trăm phòng đã được bán trong một khoảng thời gian nhất định. Công thức tính rất đơn giản:

Occupancy = Occupied Rooms / Available Rooms

Công thức cơ bản

Nếu ô B2 chứa số phòng đã bán và ô C2 chứa số phòng có sẵn:

=(B2/C2)*100

Kết quả sẽ cho ra tỷ lệ phần trăm. Ví dụ: 35 phòng đã bán / 50 phòng có sẵn = 70%.

Format kết quả thành %

Thay vì nhân với 100, bạn có thể format ô kết quả dưới dạng Percentage:

1. Chọn ô chứa công thức
2. Vào tab Home
3. Trong nhóm Number, nhấn nút % (Percent Style)
4. Hoặc click chuột phải → Format Cells → Percentage

Khi đó, công thức chỉ cần:

=B2/C2

Excel sẽ tự động hiển thị 0.70 thành 70%.

Định dạng số thập phân trong Occupancy

Một số khách sạn muốn hiển thị Occupancy với 2 chữ số thập phân (vd: 72.35%). Để làm điều này:

1. Click chuột phải vào ô → Format Cells
2. Chọn Custom
3. Trong ô Type, nhập: 0.00%

Kết quả sẽ hiển thị: 72.35%

Công thức Occupancy cho cả tháng

Để tính Occupancy cho cả tháng, bạn cần tổng hợp số phòng đã bán và tổng số phòng có sẵn:

=SUM(B2:B32)/SUM(C2:C32)

Trong đó:

• B2:B32 là cột Occupied Rooms cho 31 ngày
• C2:C32 là cột Available Rooms cho 31 ngày

Conditional Formatting cho Occupancy

Một cách tuyệt vời để dashboard thêm phần trực quan là dùng Conditional Formatting highlight màu theo mức độ:

• Occupancy >= 80% → Màu xanh lá (tốt)
• Occupancy 60%–79% → Màu vàng (trung bình)
• Occupancy < 60% → Màu đỏ (cần cải thiện)

Cách thiết lập:

1. Chọn vùng ô Occupancy (ví dụ: D2:D32)
2. Vào Home → Conditional Formatting → New Rule
3. Chọn Format only cells that contain
4. Thiết lập điều kiện: cell value greater than or equal to 0.8
5. Chọn màu fill xanh lá
6. Lặp lại cho các mức còn lại

Bây giờ, khi nhìn vào bảng doanh thu, bạn sẽ thấy ngay những ngày nào “xanh”, nào “đỏ” mà không cần đọc từng con số.

Tính Occupancy theo từng loại phòng

Nếu bạn cần tính Occupancy riêng cho từng loại phòng (Standard, Deluxe, Suite), hãy dùng SUMIFS:

=SUMIFS(D2:D32,A2:A32,"Deluxe") / SUMIFS(C2:C32,A2:A32,"Deluxe")

Trong đó:

• Cột A chứa loại phòng
• Cột C chứa Available Rooms theo loại phòng
• Cột D chứa Occupied Rooms theo loại phòng

Mẹo xử lý lỗi #DIV/0!

Nếu cột Available Rooms bằng 0 (không có phòng nào), Excel sẽ báo lỗi #DIV/0!. Để xử lý:

=IFERROR(B2/C2,0)

Hàm IFERROR sẽ trả về 0 thay vì báo lỗi khi mẫu số bằng 0.

Kết hợp Occupancy với ADR và RevPAR

Ba chỉ số này liên quan mật thiết với nhau:

• RevPAR = Occupancy x ADR
• RevPAR = Total Room Revenue / Available Rooms

Nếu bạn đã có Occupancy ở ô E2 và ADR ở ô F2:

=E2*F2

Sẽ cho ra RevPAR. Hoặc dùng trực tiếp:

=SUM(D2:D32)/SUM(C2:C32)*SUMIF(D2:D32,">"&0,B2:B32)/SUMIF(D2:D32,">"&0,C2:C32)

Tóm tắt

Yêu cầu	Công thức
Occupancy cơ bản	=B2/C2
Occupancy format %	=B2/C2 (format ô là %)
Occupancy cả tháng	=SUM(B2:B32)/SUM(C2:C32)
Tránh lỗi chia 0	=IFERROR(B2/C2,0)
Occupancy theo loại phòng	=SUMIFS(...)/SUMIFS(...)

Occupancy Rate là KPI đầu tiên bạn cần theo dõi mỗi ngày. Hãy thiết lập công thức này ngay hôm nay để luôn biết tình hình lấp đầy của khách sạn.