Mẫu forecast doanh thu khách sạn dưới đây giúp quản trị doanh thu khách sạn thông qua dự báo số phòng bán, công suất, ADR và doanh thu phòng theo ngày hoặc tháng. Bảng sử dụng dữ liệu minh họa hoàn toàn giả định, tính bằng VND, để người đọc có thể sao chép cấu trúc sang Excel hoặc Google Sheets.
Phạm vi của mẫu là doanh thu phòng, chưa bao gồm nhà hàng, minibar, spa, hội nghị hoặc các nguồn thu khác. Trước khi thực hành, người mới nên hiểu cách các chỉ số liên kết với nhau trong nền tảng Revenue Management, thay vì chỉ điền số vào bảng mà không biết forecast đang phản ánh điều gì.
Forecast doanh thu phòng cần những dữ liệu nào?
Một file forecast khách sạn tối thiểu cần các trường sau:
- Ngày lưu trú hoặc tháng lưu trú: Thời điểm khách thực sự ở, không phải ngày đặt phòng.
- Phòng khả dụng: Tổng số phòng có thể bán sau khi loại trừ phòng ngừng khai thác hoặc không thể sử dụng.
- OTB, viết tắt của On The Books: Số phòng đã được đặt cho ngày lưu trú tại thời điểm chụp dữ liệu.
- Pickup dự kiến: Lượng phòng đặt mới dự kiến phát sinh từ ngày chụp dữ liệu đến ngày lưu trú, sau khi cân nhắc hủy phòng và no-show nếu có.
- Số phòng bán dự báo: OTB cộng pickup thuần dự kiến, nhưng không vượt quá phòng khả dụng.
- Công suất dự báo: Tỷ lệ số phòng bán dự báo trên phòng khả dụng.
- ADR dự báo: Giá phòng bình quân dự kiến của các phòng sẽ bán.
- Doanh thu phòng dự báo: Số phòng bán dự báo nhân ADR dự báo.
Nên ghi thêm ngày và giờ chụp dữ liệu. Nếu OTB của tuần này được lấy lúc 8 giờ nhưng tuần trước lấy lúc 20 giờ, booking pace có thể bị lệch vì hai ảnh chụp không cùng điều kiện.
Với khách sạn có nhiều nguồn bán, có thể tách OTB và pickup theo phân khúc hoặc kênh như trực tiếp, doanh nghiệp, đoàn, đại lý và OTA. Cách tách này hỗ trợ quản lý OTA vì người phụ trách có thể nhìn thấy phần tăng trưởng đến từ nhu cầu thực hay từ một kênh đang chiếm tỷ trọng quá lớn.
Công thức forecast công suất và doanh thu khách sạn
Công thức cơ bản
Số phòng bán dự báo = MIN(Phòng khả dụng; OTB + Pickup thuần dự kiến)
Công suất dự báo = Số phòng bán dự báo / Phòng khả dụng
Doanh thu phòng dự báo = Số phòng bán dự báo × ADR dự báo
Ví dụ, một ngày có 100 phòng khả dụng, OTB là 62 phòng và pickup thuần dự kiến là 12 phòng. Forecast sẽ là 74 phòng bán, công suất 74%. Nếu ADR dự báo là 1.200.000 VND, doanh thu phòng dự báo là 88.800.000 VND.
Cách tính chính xác hơn khi đã có doanh thu OTB
Nếu PMS hoặc hệ thống đặt phòng cung cấp doanh thu của các booking đang có, nên forecast theo hai phần:
Doanh thu dự báo = Doanh thu OTB + Pickup dự kiến × ADR của pickup dự kiến
ADR dự báo = Doanh thu dự báo / Số phòng bán dự báo
Cách này phản ánh được tình huống giá của các booking sắp tới khác với giá bình quân của OTB. Chẳng hạn, OTB hiện tại có thể gồm nhiều booking giá thấp được đặt sớm, trong khi lượng phòng còn lại dự kiến bán ở mức giá cao hơn.
Pickup dự kiến lấy từ đâu?
Không nên đặt pickup chỉ dựa trên cảm giác. Có thể ước tính từ:
- Booking curve của các ngày lưu trú tương đồng.
- Pickup tại cùng lead time trong các tuần hoặc giai đoạn trước.
- Thứ trong tuần, mùa vụ và phân khúc khách.
- Sự kiện địa phương tại điểm đến như Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP.HCM.
- Mức giá hiện tại, hạn chế lưu trú và lượng phòng còn mở bán.
- Tỷ lệ hủy, sửa booking và no-show quan sát được trong dữ liệu nội bộ.
Pickup có thể âm nếu lượng hủy dự kiến lớn hơn booking mới. Không nên mặc định mọi ngày đều có pickup dương.
Bảng forecast theo ngày với dữ liệu giả định
Toàn bộ số liệu trong bảng sau là giả định để minh họa cách tính, không đại diện cho kết quả của bất kỳ khách sạn nào.
| Ngày lưu trú | Phòng khả dụng | OTB | Pickup dự kiến | Phòng bán dự báo | Công suất dự báo | ADR dự báo | Doanh thu dự báo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/07/2026 | 100 | 62 | 12 | 74 | 74,0% | 1.200.000 | 88.800.000 |
| 02/07/2026 | 96 | 70 | 10 | 80 | 83,3% | 1.250.000 | 100.000.000 |
| 03/07/2026 | 100 | 84 | 8 | 92 | 92,0% | 1.350.000 | 124.200.000 |
Từ bảng này, người phụ trách có thể chuyển từ dự báo sang hành động:
- Ngày 01/07 còn nhiều phòng nên cần xem lại giá, độ phủ kênh và khả năng tạo thêm nhu cầu.
- Ngày 03/07 có công suất dự báo cao hơn nên cần kiểm tra mức giá còn bán, hạn chế ưu đãi không cần thiết và bảo vệ loại phòng có giá trị cao.
- Ngày 02/07 có 96 phòng khả dụng thay vì 100; cần xác nhận đây là thay đổi tồn kho thực tế, không phải lỗi đồng bộ hệ thống.
Đây chỉ là ví dụ về cách đọc forecast, không phải khuyến nghị giá cho một khách sạn cụ thể. Quyết định thực tế còn phụ thuộc vị trí, phân khúc, đối thủ, sự kiện, chi phí kênh và mục tiêu kinh doanh.
Bảng forecast theo tháng với dữ liệu giả định
Forecast tháng phù hợp cho báo cáo quản trị, kế hoạch dòng tiền và so sánh với ngân sách. Tuy nhiên, số liệu tháng nên được tổng hợp từ forecast theo ngày để không che khuất những ngày có nhu cầu quá cao hoặc quá thấp.
| Kỳ lưu trú | Phòng khả dụng | OTB | Pickup dự kiến | Phòng bán dự báo | Công suất dự báo | ADR dự báo | Doanh thu dự báo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Tháng A | 3.100 | 2.100 | 450 | 2.550 | 82,3% | 1.200.000 | 3.060.000.000 |
| Tháng B | 2.800 | 1.750 | 500 | 2.250 | 80,4% | 1.150.000 | 2.587.500.000 |
| Tháng C | 3.100 | 2.300 | 400 | 2.700 | 87,1% | 1.280.000 | 3.456.000.000 |
Các số liệu trên cũng là giả định. Khi tổng hợp nhiều ngày, ADR tháng phải là ADR có trọng số:
ADR tháng = Tổng doanh thu phòng dự báo / Tổng số phòng bán dự báo
Không nên lấy trung bình cộng ADR của từng ngày. Một ngày bán 20 phòng và một ngày bán 100 phòng không có trọng số như nhau.
Cách tạo file forecast khách sạn trên Excel hoặc Google Sheets
Có thể thiết lập một sheet forecast theo thứ tự cột sau:
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| A | Ngày lưu trú |
| B | Phòng khả dụng |
| C | OTB |
| D | Pickup dự kiến |
| E | Phòng bán dự báo |
| F | Công suất dự báo |
| G | ADR dự báo |
| H | Doanh thu dự báo |
| I | Phòng bán thực tế |
| J | ADR thực tế |
| K | Doanh thu thực tế |
| L | Sai lệch doanh thu |
| M | Ngày chụp dữ liệu |
| N | Ghi chú nguyên nhân hoặc hành động |
Công thức tham khảo cho hàng 2:
E2 = MIN(B2;C2+D2)
F2 = IFERROR(E2/B2;0)
H2 = E2*G2
K2 = I2*J2
L2 = K2-H2
Tùy thiết lập vùng của Excel hoặc Google Sheets, dấu phân cách tham số có thể là dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy. Cột công suất nên định dạng phần trăm; các cột ADR và doanh thu nên dùng cùng một đơn vị tiền tệ và cùng nguyên tắc trước hoặc sau thuế.
Để file dễ kiểm soát hơn, nên tách thành ba sheet:
- Dữ liệu đầu vào: Inventory, OTB, doanh thu OTB, hủy phòng và pickup lịch sử.
- Forecast: Công thức dự báo theo ngày, tháng, phân khúc hoặc kênh.
- Actual và variance: Kết quả thực tế, sai lệch và ghi chú nguyên nhân.
Không nên nhập đè số thực tế lên forecast cũ. Việc giữ lại từng phiên bản forecast giúp kiểm tra dự báo đã thay đổi như thế nào khi ngày lưu trú đến gần.
Quy trình cập nhật forecast và ra quyết định
Bước 1: Chốt thời điểm snapshot
Chọn một thời điểm cập nhật nhất quán. Các ngày cận ngày lưu trú hoặc có biến động mạnh có thể cần theo dõi thường xuyên hơn; giai đoạn xa có thể cập nhật thưa hơn. Không có một tần suất duy nhất phù hợp với mọi khách sạn.
Bước 2: Làm sạch phòng khả dụng và OTB
Kiểm tra phòng ngừng khai thác, booking trùng, booking chưa xác nhận, đoàn giữ chỗ và các lỗi đồng bộ giữa PMS, CRS, booking engine hoặc channel manager. Forecast không thể chính xác nếu tồn kho đầu vào sai.
Bước 3: Tính booking pace
Booking pace cho cùng một ngày lưu trú có thể tính như sau:
Booking pace = OTB tại snapshot hiện tại - OTB tại snapshot trước
Cần phân biệt pickup đã xảy ra với pickup dự kiến. Pickup đã xảy ra dùng để đo tốc độ đặt phòng; pickup dự kiến dùng để xây forecast. Cộng cả hai vào OTB có thể làm dự báo bị trùng.
Bước 4: Điều chỉnh theo bối cảnh
So sánh với các ngày tương đồng về thứ trong tuần, mùa, phân khúc và sự kiện. Nếu khách sạn vừa thay đổi quy mô phòng, chiến lược giá hoặc cơ cấu kênh, dữ liệu lịch sử cần được diễn giải thận trọng thay vì sao chép nguyên trạng.
Bước 5: Chuyển forecast thành hành động
Forecast không chỉ để báo cáo. Sau khi cập nhật, cần xác định hành động liên quan đến:
- Giá bán theo ngày và loại phòng.
- Số lượng phòng phân bổ cho từng kênh.
- Chương trình khuyến mại đang mở trên OTA.
- Điều kiện hủy, thời gian lưu trú tối thiểu hoặc hạn chế nhận phòng.
- Kế hoạch bán đoàn và khách doanh nghiệp.
- Nhu cầu nhân sự, buồng phòng và vận hành.
Khi dùng forecast để điều chỉnh kênh, nên đánh giá cả doanh thu, chi phí phân phối và chất lượng nhu cầu. Công suất tăng nhờ giảm giá sâu chưa chắc tạo ra kết quả doanh thu tốt hơn.
Cách kiểm tra sai lệch forecast
Forecast cần được đánh giá sau ngày lưu trú, không chỉ cập nhật trước ngày lưu trú. Các chỉ số nên theo dõi gồm:
Sai lệch phòng bán = Phòng bán thực tế - Phòng bán dự báo
Sai lệch công suất = Công suất thực tế - Công suất dự báo
Sai lệch ADR = ADR thực tế - ADR dự báo
Sai lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự báo
Sai lệch dương không mặc nhiên là tốt. Nếu doanh thu thực tế luôn cao hơn forecast, mô hình có thể đang dự báo quá thận trọng. Ngược lại, sai lệch âm kéo dài có thể cho thấy pickup bị đánh giá quá cao hoặc hủy phòng chưa được tính đúng.
Có thể dùng WAPE để theo dõi mức sai lệch tổng thể trong một kỳ:
WAPE = Tổng |Doanh thu thực tế - Doanh thu dự báo| / Tổng doanh thu thực tế
Không có một ngưỡng chính xác chung cho mọi khách sạn. Mục tiêu phù hợp phụ thuộc độ dài forecast, quy mô cơ sở, phân khúc, mức biến động nhu cầu và chất lượng dữ liệu. Điều quan trọng là so sánh nhất quán qua thời gian và tại cùng lead time.
Khi phân tích, nên tách nguyên nhân thành các nhóm:
- Sai lệch nhu cầu: Pickup thực tế khác dự kiến.
- Sai lệch giá: ADR thực tế khác ADR forecast.
- Sai lệch hủy phòng: Tỷ lệ hủy hoặc no-show thay đổi.
- Sai lệch tồn kho: Số phòng khả dụng thay đổi.
- Sai lệch cơ cấu: Tỷ trọng OTA, trực tiếp, đoàn hoặc doanh nghiệp thay đổi.
- Sai lệch dữ liệu: Snapshot không đồng nhất hoặc booking ghi nhận sai.
Người học có thể kết hợp forecast với hệ thống KPI và phân tích hiệu suất khách sạn để đánh giá đồng thời công suất, ADR, RevPAR và chất lượng doanh thu. Sau khi làm được forecast cơ bản, lộ trình học doanh thu khách sạn sẽ giúp nối bài tập này với booking pace, pricing, phân khúc và quản trị kênh thay vì lặp lại kiến thức nền tảng.
Câu hỏi thường gặp
Nên forecast theo ngày hay theo tháng?
Nên forecast theo ngày để ra quyết định giá, tồn kho và kênh bán; sau đó tổng hợp lên tháng để báo cáo. Chỉ forecast theo tháng có thể che mất các ngày cao điểm và thấp điểm nằm trong cùng kỳ.
Forecast doanh thu phòng có giống ngân sách không?
Không. Ngân sách thường thể hiện mục tiêu đã được phê duyệt cho một kỳ, còn forecast là ước tính mới nhất dựa trên OTB, pickup và điều kiện hiện tại. Forecast có thể cao hoặc thấp hơn ngân sách.
Có thể dùng dữ liệu từ OTA để forecast không?
Có thể dùng dữ liệu OTA như một phần đầu vào, nhưng không nên chỉ dựa vào extranet của một kênh. Forecast đầy đủ cần tổng hợp các booking từ PMS hoặc nguồn dữ liệu trung tâm, bao gồm trực tiếp, OTA, doanh nghiệp, đoàn và các kênh khác.
ADR forecast nên tính trước hay sau thuế?
Có thể chọn một trong hai, nhưng phải nhất quán giữa OTB, forecast, actual và báo cáo. Nếu các nguồn đang ghi nhận khác cơ sở, cần chuẩn hóa trước khi so sánh.
Cần bao nhiêu dữ liệu lịch sử để dự báo pickup?
Không có số kỳ cố định phù hợp với mọi khách sạn. Nên dùng đủ các giai đoạn có tính so sánh, đồng thời loại trừ hoặc chú thích những kỳ bị ảnh hưởng bởi thay đổi lớn về tồn kho, định vị, kênh bán hay điều kiện thị trường. Dữ liệu nhiều nhưng không tương đồng có thể làm forecast kém hữu ích hơn dữ liệu ít nhưng đúng bối cảnh.
